Wie kriege ich meinen Protokoll-Horror in den Griff?

Material für die Vorbereitung der MitschriftFrage: Für mich ist Protokoll schreiben ein regelrechter Horror. Ich komme aber in meinem Job nicht drum herum. Was kann ich tun, damit es mir leichter fällt?

Antwort:

Oh ja, ein solches Horror-Gefühl, das Sie beschreiben, kennen viele, die Protokolle schreiben müssen. Als ich zum Start dieses Blogs einer Freundin erzählte, dass ich Tipps zum Thema Protokolle schreiben würde, antwortete sie „Sorry, aber die werde ich bestimmt nicht lesen, ich hasse Protokolle und bei dem Thema bin ich raus.“ Tatsächlich ist das Protokollschreiben allgemein sehr unbeliebt. Es leidet verbreitet unter einem schlechten Image, viele verbinden es mit einer banalen Assistenz-Aufgabe. Dies allerdings völlig zu Unrecht. Denn die wesentlichen Punkte eines Meetings so zu dokumentieren, dass das Protokoll seinen Zweck erfüllt, erfordert oftmals hohe intellektuelle Skills.

Was können Sie nun Ihrem Horror entgegensetzen? Die Lösung ist im Grunde ganz einfach: bereiten Sie sich gut auf die Mitschrift vor.

Die Mitschrift

Bei den meisten Meetings schreiben Sie nicht sofort das endgültige Protokoll. Sie erstellen zunächst eine Mitschrift. Diese umfasst Ihre persönlichen Aufzeichnungen zu dem Meeting. Das fertige Protokoll entsteht erst nach deren Überarbeitung.

Eine gute Vorbereitung auf die Mitschrift wird Ihnen sehr erleichtern, daraus anschließend das Protokoll zu gestalten. Ihr Horror wird schrumpfen, weil Sie schneller und effizienter zu dem gewünschten Ergebnis kommen.

So gelingt die Vorbereitung

  1. Agenda: Informationen zu den Inhalten recherchieren.
  2. Protokollvorlage nutzen: Protokollkopf und -fuß soweit möglich vorab ausfüllen.
  3. Liste mit Kürzeln anlegen: wie Namen, Fachbegriffe – das spart Zeit beim Schreiben.
  4. Pro TOP eine separate Seite vorbereiten; Seitenvorrat anlegen.
  5. Genügend Stifte, Anspitzer bereitlegen: Farbstifte nutzen, um Wichtiges hervorzuheben.
  6. Für Sprachaufnahmen: Akku des Aufnahmegeräts vorher checken.

TIPP zur Nachbereitung: Schreiben Sie das Protokoll zeitnah: Jetzt sind Ihnen noch alle Details präsent.

Herzliche Grüße aus dem [schreibzentrum.berlin]

Ihre Dr. Gudrun Thielking-Wagner

Sie können diese Schreibtipps kompakt in unserer Schreibwerkstatt „Protokolle“ für Ihre Praxis einüben.

Daniela Liebscher