Wozu braucht man Protokolle?

Frage: Protokolle sind wichtig, so heißt es. In meiner Berufspraxis erlebe ich aber immer wieder, dass sie kaum jemand liest. Ich zweifle deswegen an ihrem Sinn. Braucht man heute überhaupt noch Protokolle?

Antwort:

Es ist in der Tat nicht ungewöhnlich, dass Protokolle in der Versenkung verschwinden, einfach vergessen, nicht gelesen und nie wieder angesehen werden. Diejenigen, die mit dem Schreiben der Protokolle beauftragt sind, frustriert dies verständlicherweise. Aber Protokolle sind nützlich. Auch und gerade in der heutigen Arbeitswelt!

Gesicherte Ergebnisse und Absprachen

Insbesondere bekommt Teamarbeit einen immer höheren Stellenwert: Meetings, Sitzungen, Konferenzen oder andere Zusammenkünfte und Gesprächsrunden sind vielerorts an der Tagesordnung. Damit sich diese Arbeitsgespräche mit ihren häufig komplexen Themen von gemütlichen Kaffee- und Klönrunden abgrenzen, benötigen sie einen verbindlichen Rahmen. Und hier kommen die „guten alten“ Protokolle ins Spiel. Ein Protokoll dokumentiert

  • wer sich wann und wo über welche Inhalte ausgetauscht hat,
  • welche Entscheidungen die Teilnehmer.innen getroffen haben und
  • welche Arbeitsaufträge sie vergeben haben.

Sachliche Gedächtnisstütze

Zudem ermöglichen sie Beteiligten, die an dem Meeting oder Gespräch nicht teilnehmen konnten, sich ein konkretes und verlässliches Bild über die Beschlüsse zu machen. Ferner nutzen Protokolle als Erinnerungshilfe, manchmal auch als Beweisstück und sie bilden die Grundlage für die Überprüfung des Arbeitsfortschritts.

In der Konsequenz bedeutet so ein gezieltes Festhalten von beschlossenen Maßnahmen und Verantwortlichkeiten natürlich Arbeit für alle Beteiligten. Zumal die Erledigung der Beschlüsse auch noch kontrolliert wird. Dies mögen Gründe dafür sein, dass Protokolle manchmal als lästig empfunden und im Sinne eines Vogel-Strauß-Verhaltens vernachlässigt werden.

Schnell und einfach zu lesende Inhalte

Oftmals behindern aber auch einfach nur die Länge, Form und Verständlichkeit des Textes oder ein unübersichtliches Layout die Akzeptanz von Protokollen. Lange, komplizierte Texte will niemand lesen, die Inhalte und das Wichtigste sollen schnell erkennbar sein. Das ist möglich. Hierzu lesen Sie bald mehr in diesem Blog!

Mit herzlichen Grüßen aus dem [schreibzentrum.berlin]

Ihre
Dr. Gudrun Thielking-Wagner

Nützliche Schreibtechniken erfahren Sie in unserer Schreibwerkstatt „Protokolle“.

Daniela Liebscher