Wie formuliere ich eine Aufforderung eindeutig?

Frage: In meinem Beruf muss ich ständig Personen bitten, mir verschiedene Angaben zu schicken. Häufig aber kommen die Angaben verspätet oder lückenhaft. Kann ich von meiner Seite etwas tun, um fristgerechte und vollständige Antworten zu erhalten?

Antwort:

Warum jemand eine Bitte nur unvollständig beantwortet, kann viele Gründe haben, doch ist die Wirkung immer gleichermaßen unerfreulich. Um die Chance auf eine vollständige Antwort zu erhöhen, sollten Sie es der betreffenden Person so leicht wie möglich machen, zu erkennen, was sie bis wann konkret tun soll. Dazu können Sie Ihre Aufforderung 1.) eindeutig formulieren und 2.) übersichtlich gestalten.

„Sie“-Formulierung nutzen

Obwohl Aufforderungen auf eine konkrete Reaktion zielen, werden sie in der Korrespondenz häufig nur indirekt formuliert, wie zum Beispiel: „Wir benötigen diese Angaben bis zum …“ Doch wenn wir davon sprechen, was wir benötigen, anstatt davon, was die angesprochene Person tun soll, dann muss diese unseren Satz für sich erst in die konkrete Handlungsaufforderung „übersetzen“.

Leichter wird es, wenn Sie direkt sagen, zu welcher Reaktion Sie auffordern wollen. Nutzen Sie dafür eine „Sie“-Formulierung:

Bitte senden Sie uns diese Angaben bis zum …

Hier ist eindeutig, wer was bis wann konkret tun soll.

Die Aufforderung grafisch hervorheben

Doch auch eine eindeutige Aufforderung kann übersehen werden, wenn sie in einer längeren Textpassage versteckt ist. Heben Sie deshalb Ihre Aufforderung entweder durch Fettung hervor oder dadurch, dass Sie die Aufforderung mit einer Leerzeile davor und danach rahmen.

Wenn Sie mehrere Angaben erbitten, können Sie diese in Form einer Liste aufführen:

Bitte senden Sie uns bis zum … folgende Angaben:

Eine Liste ist übersichtlicher als eine Aufzählung in einem Satz und kann für die betreffende Person zudem als eine Art Checkliste dienen, die ihr hilft, bei der Beantwortung auch wirklich alle erbetenen Angaben zusammenzustellen.

Mit herzlichem Gruß aus dem [schreibzentrum.berlin]

Ihr
Dr. Sven Arnold

 

Daniela Liebscher