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Frage: Ich finde es ärgerlich, wenn ich E-Mails erhalte, die gar keinen Betreff nennen oder nur so etwas Vages wie: „Eine Frage“. Gibt es nicht vielleicht ein paar Grundregeln für gute Betreffs?
Antwort:
Bei geschäftlichen E-Mails gibt es tatsächlich eine echte Regel: Ein Betreff muss sein! Dennoch können Sie einen fehlenden Betreff nicht zwingend einfordern. Sie können aber immer mit gutem Beispiel vorangehen und bei der Beantwortung einer E-Mail ohne Betreff einen aussagekräftigen Betreff einsetzen. – Wie aber wird ein Betreff „aussagekräftig“?
Wozu braucht man einen Betreff?
Als unstrittig gilt, dass der Betreff die angeschriebene Person kurz über den Inhalt der E-Mail orientieren sollte. Doch hat der Betreff auch für den Absender oder die Absenderin eine Funktion. Diese besteht in der Möglichkeit, die E-Mail anhand des Betreffs einem Vorgang zuordnen und sie auch leichter wieder auffinden zu können. Ein eindeutiger Betreff dient daher immer beiden E-Mail-Parteien.
Bezug und Betreff unterscheiden
Um diese Funktionen zu erfüllen, ist es wichtig, zwischen „Bezug“ und „Betreff“ zu unterscheiden. Ein Bezug ist beispielsweise:
- eine Vertrags-, Auftrags-, Kunden- oder Projektnummer,
- ein Aktenzeichen oder
- das Datum des beantworteten Schreibens („Ihr Schreiben vom 24.08.2020“).
Eine Kundennummer allein sagt jedoch noch nichts darüber aus, worum es in der E-Mail inhaltlich geht. Daher nennt ein aussagekräftiger Betreff immer auch mindestens ein inhaltliches Schlüsselwort zum Thema des Schreibens.
Bezug und Betreff nennen
Im Geschäftlichen nennt der E-Mail-Betreff idealerweise beides, beispielsweise so:
Projektnr. 12345 – Protokoll der Besprechung vom 12.08.2020
Mit Bezug auf dasselbe Projekt könnte eine andere E-Mail dann etwas anderes betreffen:
Projektnr. 12345 – Mittelabruf für die 2. Projektphase
Damit ist Ihr Gegenüber orientiert und Sie finden auch nach Monaten leicht die E-Mail wieder, in der es zu diesem Projekt um diesen Mittelabruf ging.
Mit herzlichem Gruß aus dem [schreibzentrum.berlin]
Ihr
Dr. Sven Arnold