Wie viele Erinnerungsmails sind genug?

Frage: Erinnerungsmails schreibe ich ständig, wenn ich bestimmte Informationen von meinen Kolleg_innen brauche. Wie viele Reminder sollte man sinnvoller Weise verschicken? Wann ist es genug?

Antwort: Es klingt, als würden Sie in einem größeren Team arbeiten oder vielleicht Events organisieren. Egal in welcher Berufsbranche Sie tätig sind, die unentbehrlichen Erinnerungsmails gehören zum Berufsalltag. Sie werden aber weder gerne geschrieben noch gerne gelesen. Wie kann es für alle Beteiligten leichter werden?

Sehen wir uns das an einem angenehmen Beispiel an, wie die Planung eines Sommerfestes. Ihre Kolleg_innen sollen in einer Tabelle eintragen, ob sie teilnehmen und was sie fürs Büfett beisteuern.

Erinnerungsmails – in drei Stufen steigern

Im ersten Schritt verschicken Sie eine Mail mit der Bitte, einen Eintrag in der Tabelle zu hinterlassen. Heben Sie in der Mail die Deadline hervor mit ein paar Tagen Spielraum, den Sie im Hinterkopf behalten. Anstatt in der Mail ein Dokument anzuhängen, hinterlegen Sie es lieber in einer Cloud, auf die alle Zugriff haben. So ist die Tabelle immer von allen einsehbar und aktuell.

Wenn sich der Termin nähert und noch Eintragungen fehlen, kommt Schritt zwei: Schreiben Sie Ihren Reminder. Erinnern Sie an die Frist, verschicken Sie wieder den Link zum Dokument. Jetzt sollten Reaktionen kommen.

Wenn am Stichtag immer noch Angaben fehlen, bleibt als dritter Schritt fast nur die persönliche Ansprache. Schreiben Sie den Menschen an, von dem Sie eine Auskunft brauchen: „War es dir schon möglich, …?“ und enden Sie konkret mit: „Bitte kümmere dich noch heute darum.“ Und manchmal hilft nur ein Anruf: „Schaffst du es heute noch?“

Statt Reminder: Die Widerrufsregel

Manchmal antworten Kolleg_innen nicht, weil sie schlicht überarbeitet sind. Wenn Rückmeldungen regelmäßig ausbleiben, kann die Widerrufsregel eine gute Lösung sein. Einigen Sie sich im Team darauf. Sie ist einfach und wirkungsvoll:

„Wenn ich bis zum X.X.2024 nichts von euch höre, machen wir es folgendermaßen: …“ Nur diejenigen, die mit dem Vorschlag nicht einverstanden sind, sind am Zug und müssen sich selbst melden. Probieren Sie es doch mal aus.

Es grüßt herzlich aus dem [schreibzentrum.berlin]

Ihre Katja Frechen

 

Auch E-Mails, die unter Zeitdruck entstehen, können verbindlich sein. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie noch im Stress einen stimmigen Ton anschlagen, lesen Sie im Schreibtipp: „So kann auch knappe Geschäftskorrespondenz freundlich klingen.

E. Liebscher