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Frage: Manchmal erhalte ich auf E-Mails die Rückmeldung, dass nicht klar sei, was genau ich damit will. Kann ich es trainieren, auf den Punkt zu kommen?
Antwort: Ihre Frage erinnert mich an einen Korrespondenz-Workshop in einem Unternehmen, in dem wir auch mit E-Mails der Teilnehmenden arbeiteten. Darunter war eine zwei Seiten lange E-Mail an ein Partnerunternehmen, in der ein Mitarbeiter ausführlich aktuelle Schwierigkeiten zur Lagerung der eigenen Produktion schilderte. Im Workshop entstand die Frage, worauf all diese Informationen eigentlich abzielten. Die Antwort: „Ich wollte unseren Partner um einen Termin bitten, um darüber zu sprechen, ob wir bei ihm temporär Lagerkapazitäten nutzen könnten.“
Genau dieses Anliegen aber war in der E-Mail nicht formuliert worden. Der Punkt also, auf den es ankam, war beim Schreiben des umfangreichen Textes verlorengegangen.
Zwei Schritte für punktgenaues Schreiben
Auf den Punkt kommen können Sie in zwei Schritten:
- Machen Sie sich das Ziel oder den Zweck Ihrer E-Mail klar, und
- schreiben Sie dann die Kernbotschaft oder das Kernanliegen konkret auf.
In dem Beispiel aus dem Workshop hätte dies sein können:
Das Ziel:
Ich möchte, dass sich der Partner bereiterklärt, mit uns einen Gesprächstermin zu vereinbaren.
Das formulierte Kernanliegen:
„Wir bitten Sie um ein Gespräch zu unserer Frage, ob Sie uns temporär Lagerkapazität anbieten könnten, und wenn ja, zu welchen Bedingungen.“
Schreiben Sie Ihren Punkt zuerst auf
Weil das Kernanliegen in der E-Mail vorkommen muss, ist Schritt 2 besonders wichtig: Schreiben Sie gleich, wenn Sie mit der E-Mail beginnen, ihr Anliegen hinein. Ob Sie es letztlich noch etwas umformulieren und wo konkret im Text Sie es platzieren, können Sie später noch entscheiden. Aber indem Sie diesen zentralen Satz schon einmal schreiben, stellen Sie sicher, dass sie ihn nicht vor lauter geschilderten Details am Ende vergessen.
Herzliche Grüße aus dem [schreibzentrum.berlin]
Ihr
Dr. Sven Arnold