Sich für eine E-Mail bedanken?

Frage: Muss man sich bei geschäftlichen Antworten immer erst einmal für die erhaltene E-Mail bedanken? Mir kommt das häufig etwas künstlich vor: „Vielen Dank für Ihre E-Mail.“

Antwort:

Grundsätzlich ist gewiss nichts dagegen einzuwenden, sich für eine erhaltene E-Mail zu bedanken, denn „danke“ zu sagen ist eine Geste der Höflichkeit. Doch wenn der Dank zu einem Automatismus wird, kann er auch schnell wie eine leere Floskel wirken.

Um dies zu vermeiden, schlage ich Ihnen für den Satz: „Vielen Dank für Ihre E-Mail“ nachfolgend zwei Alternativen vor:

Für den Inhalt bedanken, nicht für das Medium

Im ersten Satz einer Antwort können Sie sich anstatt für das Medium der Nachricht („Vielen Dank für Ihre E-Mail / … Ihren Brief / … Ihren Anruf“) für deren konkreten Inhalt bedanken – zum Beispiel so:

  • „Vielen Dank für die Zusendung des/der …“
  • „Vielen Dank für Ihr Interesse an …“
  •  „Vielen Dank für Ihren Hinweis auf …“
  •  „Vielen Dank für Ihre Frage zu …“

Das Anliegen spiegeln

Wenn ein Dank jedoch künstlich wirken könnte oder Sie keinen Dank empfinden – vielleicht im Falle einer Beschwerde oder einer Reklamation oder wenn das Schreiben an Sie unfreundlich war –, können Sie im ersten Satz auch einfach das Anliegen Ihres Gegenübers wiederholen, zum Beispiel so:

  • „Sie bitten mich um …“
  •  „Sie informierten uns über …“
  •  „Sie erkundigen sich …“

 Oder in einer etwas ausführlicheren und sachlichen Variante auch etwas wie:

  • „In Ihrer E-Mail vom 3. Mai 2020 teilen Sie uns mit, …“

Der erste Satz der Antwort

Ich halte es für sinnvoll, schon im ersten Satz einer Antwort einen konkreten inhaltlichen Bezug herzustellen. Sie zeigen damit, dass Sie das Anliegen wahrgenommen haben und respektieren – mit und ohne das ausdrückliche Wort des Dankes.

Mit herzlichem Gruß aus dem [schreibzentrum.berlin]

Ihr
Dr. Sven Arnold

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Daniela Liebscher