Wie baue ich einen Presseverteiler auf?

Frage: Wir wollen bei uns im Institut einen Presseverteiler aufbauen. Wie fangen wir das am besten an?

Antwort: Ein Presseverteiler ist ein Dauerthema bei allen, die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit machen. Das liegt daran, dass ein Presseverteiler eher ein Prozess als eine einmalige Sache ist. Denn oft wechseln unsere Ansprechpersonen das Ressort, das Medium oder die Position. Im Folgenden stelle ich Ihnen drei Grundprinzipien vor, wie Sie am Besten mit einem Presseverteiler beginnen können.

1. Nutzen Sie bestehende Kontakte

Vielleicht hatte ihr Institut bereits mit Journalist:innen zu tun? Sehr gut. Dann haben Sie schon erste Kontakte. Rufen Sie dort wenn möglich am Vormittag an, wo der Zeitdruck noch eher gering ist,  und fragen Sie, ob es gerade passt. Journalist:innen haben wenig Zeit und sagen in der Regel geradeheraus, wenn sie unter Druck sind. Vereinbaren Sie dann einen Telefontermin und seien Sie ganz offen: Sagen Sie, dass Sie einen Presseverteiler zu Ihrem Themengebiet aufbauen möchten und fragen Sie, ob die Person Ihnen weitere Kontakte bei anderen Medien nennen kann. Skizzieren Sie dabei kurz Ihr Thema. Parallel recherchieren Sie im Internet die Zuständigkeiten. Häufig werden Sie im Impressum fündig. Denken Sie auch an Freiberufler:innen und an Social Media. Auf X sind immer noch viele Journalist:innen aktiv.

2. Beginnen Sie mit einem großen Verteiler

Wenn Sie mit einer Excel-Tabelle beginnen, erfassen Sie zunächst alle Kontakte in einer Tabelle. Notieren Sie dort in separaten Spalten die Mediengattung wie Zeitung oder Radio, das Ressort, die Themenschwerpunkte der Person und ihre Funktion. So können Sie später gezielt nach diesen Kriterien suchen. Es ist generell ratsam, eine große Datei anzulegen und von dort in die Detailsuche zu gehen. Pflegen Sie dagegen mehrere detaillierte Dateien, können Sie schnell den Überblick verlieren. Überlegen Sie auch, ob für Ihr Institut eine spezielle PR-Software in Frage kommt. In diesem können Sie Ihre Kontakte einpflegen, Pressemitteilungen verschicken und Veröffentlichungen analysieren.

3. Aktualisieren Sie regelmäßig

Eine regelmäßige Aktualisierung ist sicher die größte Herausforderung. Versuchen Sie dennoch, Ihren Presseverteiler so aktuell als möglich zu halten. Haken Sie regelmäßig in den Redaktionen nach, ob der Kontakt noch stimmt. Erfassen Sie beim E-Mail-Versand Rückmeldungen von Mail-Adressen, die es nicht mehr gibt oder Rückläufer, die Ihnen mitteilen, dass die Person nicht mehr bei dem Medium arbeitet.

Eine gute Alternative: Notieren Sie allgemeine E-Mail-Adressen wie wirtschaft@zeitungxx.de. Auch wenn sich die Personen ändern, bleiben diese Adressen in der Regel bestehen.

Es grüßt Sie herzlich aus dem [schreibzentrum.berlin]

Christina Denz

Dozentin für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

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